Esempi di lettere di reclamo

Quando non sei soddisfatto di una situazione, di un prodotto o di un servizio, scrivere una lettera formale di reclamo aziendale è un modo per affrontarlo. Utilizzare una delle lettere di esempio fornite qui come punto di partenza; fai semplicemente clic sulla tua scelta per aprire un PDF che puoi modificare, salvare e stampare. Guarda questoguida agli stampabilise hai bisogno di assistenza.

Esempio di lettera di reclamo relativa a un prodotto difettoso

Se hai acquistato un prodotto difettoso o di scarsa qualità e gli sforzi per risolvere il problema sono falliti, il tuo prossimo passo è scrivere una lettera all'azienda chiedendo un rimborso o una sostituzione. Idealmente, i negozi sostituiranno i prodotti difettosi e quelli che non funzionano come previsto. Tuttavia, ciò non accade sempre. Quando le aziende non lo fannogestire correttamente i reclami dei clientiall'inizio, scrivere una lettera di reclamo potrebbe essere la tua unica risorsa, a meno che tu non voglia intraprendere un'azione legale.

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Lettera di reclamo per prodotto difettoso

Segui semplicemente il layout di questa lettera, ma aggiungi i tuoi dettagli.

• In alto a sinistra: il tuo nome, indirizzo e numero di telefono. Potresti voler includere anche il tuo indirizzo email. L'obiettivo è ottenere una risposta e più è facile per un dirigente impegnato a rispondere, meglio è.
• Digita il nome della persona che stai contattando, il nome dell'azienda, la via, la città, lo stato e il codice postale su righe separate (senza spazi).
• Aggiungi il tuo saluto. Sii specifico qui se possibile. Usa 'Gentile Sig. Jones' invece di 'Gentile Signore.'
• Inizia con il fatto che sei un cliente fedele o per la prima volta. Esempio: 'Sono un cliente fedele da 20 anni e ho acquistato molti dei tuoi prodotti'.
• Continua con i fatti su come il prodotto ha fallito. Essere il più specifici possibile. Includi la data in cui hai acquistato l'articolo, quanto l'hai pagato e quando e come non è stato all'altezza delle aspettative.
• Spiega quali passaggi hai eseguito per risolvere il problema. Esempio: 'Il 5 aprile ho contattato Roger al negozio di Example City e ho chiesto un rimborso. Si è rifiutato di darmi un rimborso. Anche se la persona è stata estremamente scortese, attieniti semplicemente ai fatti di ciò che è stato detto/fatto e lascia fuori le emozioni.
• Infine, inizia un paragrafo conclusivo e spiega cosa vorresti in cambio. Ad esempio, vuoi che sostituiscano il prodotto o ti facciano un rimborso?
• Chiudi la lettera, aggiungendo il tuo nome e la tua firma.

Esempio di lettera alla direzione sullo scarso servizio

Quando paghi per un servizio, come un pasto in un ristorante, ti aspetti un ottimo servizio clienti . Sfortunatamente, questo non accade sempre. Se il servizio è stato abbastanza terribile, potresti ritenere di avere diritto a un rimborso o a un servizio di sostituzione. Se hai parlato con il manager senza risultati, potrebbe essere il momento di scrivere una lettera di reclamo formale al fornitore di servizi sui poveriassistenza clientihai ricevuto.

Lettera di reclamo per servizio scadente

Personalizza la lettera in base alla tua situazione.

• Scrivi il tuo nome e le informazioni di contatto nell'angolo in alto a sinistra della pagina.
• Includi il nome della persona che stai contattando (preferibilmente un manager regionale, proprietario o CEO), ragione sociale e indirizzo.
• Aggiungi un saluto. Esempio: Caro signor Jones:
• Spiegare il motivo della visita allo stabilimento. Un esempio potrebbe essere che mangi regolarmente lì perché è uno dei tuoi ristoranti preferiti.
• Spiega il problema che si è verificato. Ad esempio, sei rimasto seduto per un'ora prima che qualcuno venisse a prendere il tuo ordine, i tuoi ordini erano sbagliati, la cameriera ti insultava e così via.
• Fai una richiesta di rimborso o sostituzione. Se hai mangiato in un ristorante, potresti voler offrire loro un'altra possibilità se ti inviano una carta regalo di valore appropriato.
• Chiudi la lettera con il tuo nome e la tua firma.

Esempio di lettera di reclamo dei dipendenti

Se hai seri problemi sul lavoro, scrivi una lettera di reclamo esprimendo preoccupazione al tuo capo o all'aziendarisorse umanemanager fa il doppio del dovere. Innanzitutto, può aiutare il tuo capo o il rappresentante delle risorse umane a risolvere la situazione. In secondo luogo, può proteggere il tuo lavoro, soprattutto se il problema ha un impatto sul tuo lavoro o se un altro dipendente ti sta molestando.

Lettera di reclamo del datore di lavoro

A differenza degli altri esempi in questo articolo, la lettera al tuo datore di lavoro verrà probabilmente inviata tramite comunicazioni interne in formato e-mail. Se preferisci scrivere il reclamo su carta, mantienilo meno formale rispetto alle altre lettere. Sebbene sia una buona idea utilizzare un tono e un formato professionali quando scrivi questo tipo di lettera, non è necessario includere le tue informazioni di contatto e il nome e l'indirizzo del tuo datore di lavoro. Potresti voler usare aformato promemoriapoiché il documento è interno alla tua azienda.

• Data la lettera. Questo è importante nel caso ne abbiate bisogno per mostrarlo alle risorse umane e proteggere il vostro lavoro.
• Inizia con un saluto. Chiama il tuo capo come lo chiami normalmente. Se la relazione è formale, inizia con 'Caro signor Jones', ad esempio. Se la relazione è informale, è accettabile scrivere qualcosa come 'Caro Jim'.
• Vai dritto al punto nel tuo primo paragrafo. Digli perché stai scrivendo la lettera e che il problema ha un impatto sul tuo lavoro. Tieni fuori le emozioni e afferma solo i fatti, soprattutto se l'argomento è una molestia da parte di un altro dipendente o un conflitto personale.
• Spiega come pensi che la situazione possa essere risolta, ma fai sapere al tuo capo che sei disponibile a discutere altre soluzioni.
• Nel paragrafo finale, spiega che vuoi fare un buon lavoro e perché il problema ha un impatto sul tuo lavoro. Nella lettera di esempio, la lavoratrice chiede di aggiungere più dipendenti al suo reparto perché la carenza sta influendo sulla sua capacità di svolgere bene il suo lavoro. La lettera termina affermando che sarà felice di fissare un incontro con il suo capo per discutere la questione.
• Termina firmando la lettera e aggiungendo il tuo nome.

Suggerimenti per scrivere una lettera di reclamo aziendale efficace

Una lettera arrabbiata o minacciosa è inefficace. Ricorda che la persona a cui ti rivolgi potrebbe non essere il proprietario dell'azienda che ha realizzato un prodotto difettoso, ma un rappresentante del servizio clienti assunto per aiutarti. È nel tuo interesse rimanere calmo e concentrato.

Indirizza la tua lettera a una persona specifica. Il Dipartimento di Giustizia del New Jersey consiglia ai consumatori di consultare lo Standard & Poor's Register of Corporations, Directors and Executives o il Thomas Register of American Manufacturers per trovare un indirizzo e il nome dell'amministratore delegato dell'azienda. Puoi anche guardare sul sito web dell'azienda. Includi le tue informazioni di contatto. Aggiungi il tuo nome, indirizzo e numero di telefono all'inizio della lettera in modo che l'azienda possa contattarti con possibili risoluzioni. Includere copie di eventuali ricevute. Includi anche altra documentazione pertinente relativa al tuo reclamo. Conserva tutti gli originali. Utilizza il formato aziendale standard nelle lettere di reclamo. Ciò includerà paragrafi bloccati con spaziatura singola con doppi spazi tra ciascun paragrafo e nessun rientro. Aggiungi una data all'inizio della tua lettera. Ciò consentirà a un dirigente indaffarato di vedere immediatamente quando è arrivata la denuncia. Non allungare la verità per ottenere l'effetto; basta attenersi ai fatti. Se sembra esagerato, il lettore potrebbe non crederti e sarà riluttante ad aiutarti. Mantieni la lettera breve. I dirigenti sono persone impegnate. Se rendi la lettera troppo lunga, la persona che la riceve potrebbe non finire di leggere la tua lettera.

• Digita la tua lettera. Sembrerà più professionale e sarà più facile da leggere. Ricorda che una lettera inviata per posta ha più peso dell'invio di un'e-mail.

Scrivi e invia la lettera entro una settimana dall'incidente o quando il prodotto ha smesso di funzionare. Indirizza l'esterno della busta all'attenzione della persona a cui hai indirizzato la lettera in modo che arrivi sulla scrivania giusta.

Esprimi le tue preoccupazioni

Se hai un reclamo, non esitare a far sentire la tua voce. La maggior parte delle aziende sarà interessata a sistemare le cose in modo da poterti mantenere come cliente. Anche se il problema è sul lavoro, è meglio parlare educatamente finché ti comporti in modo professionale e ragionevole. Scrivere una lettera formale di reclamo aziendale personalizzata per la tua situazione è considerata una best practice in tali situazioni.