COME SCRIVERE UNA LETTERA COMMERCIALE

Sorridente imprenditrice creativa che lavora al computer portatile

Scrivere una lettera commerciale non è complicato. Questo tipo di comunicazione ha uno scopo: comunicare rapidamente informazioni da te al lettore. Una copia compatta, fluida e scorrevole viene letta e compresa. Qualsiasi altra cosa può confondere, annoiare o distrarre dai punti che desideri fare. Segui un appropriatoformato lettera commercialee rimani sul punto quando prepari questo tipo di corrispondenza.

Inziando

Dai il meglio di te nella tua attività stampando la lettera su carta intestata aziendale di alta qualità. Prima di iniziare, includi la data in alto, allineata al margine sinistro, quindi lascia una o due righe e digita l'indirizzo interno allineato al margine sinistro, come segue:

Soggetto

Lascia due righe sotto l'indirizzo interno, quindi digita 'Re': (o 'Oggetto:'). (Nota: 'Re:' sta per 'riguardo.') Includere un'affermazione concisa dell'oggetto della lettera. Per esempio:

Re: La tua presentazione la scorsa settimana

Saluto

Lascia due righe tra il soggetto e il saluto. Non dare mai per scontato che un saluto loquace 'Ciao Bob' sia accettabile, soprattutto se stai scrivendo a qualcuno che non conosci. Usa le forme corrette di indirizzo quando scrivi una lettera commerciale (Mr. Wilson, Ms. White). L'eccezione alla regola è quando non sei sicuro del sesso del destinatario. Quando possibile, una rapida chiamata in ufficio può essere d'aiuto. Ma se questo non è possibile, elimina i riferimenti di genere. Se non lo sai, non indovinare. Se non sei sicuro del genere, usa il nome completo della persona come saluto, ad esempio 'Caro Bobby Smith'.

Corpo

Quando scrivi il corpo della lettera, usa frasi semplici e dirette che comunichino chiaramente le tue idee. Un esempio di questo è il seguente

Caro signor Hatchet:

Ho controllato il nostro prodotto connettore WhamJet come soluzione al tuo problema di efficienza della connettività online di cui abbiamo discusso alla riunione del Business Boxers Club il 3 luglio. In allegato sono le specifiche e le informazioni sul prodotto per la revisione come richiesto.

Sii specifico

Includi dettagli specifici in modo che il lettore possa capire chiaramente cosa stai comunicando. Ecco un esempio:

Hai detto che devi prendere una decisione sui problemi di connettività online entro la fine del mese. Possiamo incontrarci a pranzo mercoledì prossimo 21 alle 13:00? Possiamo parlare di più delle applicazioni WhamJet e posso rispondere a qualsiasi domanda tu abbia. Lunedì chiamerò per prima cosa per confermare.

Sii diretto e sincero

Niente è più difficile che leggere una lettera commerciale piena di cortesia insincera o un cambiamento di colpa:

Mi dispiace sinceramente per qualsiasi inconveniente che la nostra perdita della prenotazione possa averti causato per la tua 50a riunione di classe.
Speriamo che un supplemento del 12% sul tuo ultimo ordine non ti scoraggi per la scelta di prodotti della nostra azienda in futuro.
A causa di circostanze al di fuori del nostro controllo...

Invece, rendilo personale:

Non riesco a immaginare l'angoscia che devi aver provato quando hai saputo che abbiamo perso la tua prenotazione per la riunione della cinquantesima classe.
So che un supplemento del 12% sembra alto. Lascia che ti spieghi perché è successo. Dopo, se ritieni di dover annullare l'ordine, lo capirò.
Siamo spiacenti, ma il tuo ordine potrebbe subire un ritardo di 90 giorni. L'uragano Dennis ha distrutto la banchina di carico del nostro magazzino in Florida, e stiamo lavorando il più rapidamente possibile per ripararla e verificare la presenza di danni al contenuto del magazzino. Ti chiedo per favore di essere paziente.

Evita le lettere tipo

Le lettere del modulo sono nella migliore delle ipotesi non sincere. Invece, quando scrivi una lettera commerciale, fai sentire al lettore di essere contattato da un essere umano e non solo da parole pompate da un computer.

Imposta il tono appropriato

Freddo e distante sembra essere la risposta aziendale preferita. Non emularlo. Prova a immaginare di parlare con una persona faccia a faccia. Inizieresti la tua conversazione con la stessa apertura? Mettiti nei panni del tuo lettore. Se ti viene detto 'No', come vorresti che ti dicessero? Prendetevi il tempo per spiegare perché, ma non in un modo troppo formale o casuale. Entrambi questi approcci sono offensivi.

Proteggi i tuoi pensieri e non importa quanto tu pensi che una persona sia stupida, non condiscendere o comunicare in alcun modo la tua superiorità. Fai attenzione che la tua opinione non trapenda nella lettera. Tieni sotto controllo anche la tua rabbia. Se spari dal fianco, il risultato potrebbe essere disastroso. Quando scrivi una lettera per affrontare un argomento che ti fa arrabbiare, mettila da parte prima di spedirla. Meglio ancora, dormici sopra. La rabbia si dissipa con il tempo. Una lettera commerciale piena di invettive no.

Conclusione della lettera

Perchiudi la lettera, scrivi un breve riassunto, ricapitolando tutte le azioni e dicendo al destinatario cosa aspettarsi dopo. Usa una chiusura formale come 'Cordiali saluti', quindi lascia alcune righe per la tua firma prima di digitare il tuo nome, titolo e azienda. Per esempio:

Cordiali saluti,

Jeff Smith, presidente
Connettori WhamJet

Scrivi le tue lettere usando questo formato: saluti, riconoscimento del problema, necessità o richiesta, un invito all'azione di ciò che farai o avrai bisogno che il lettore faccia e firma.

Suggerimenti

Tieni presente quanto segue quando scrivi una lettera commerciale:

Una lettera d'affari non consente chiacchiere serpeggianti e il 'conversativo' non è una licenza per essere trasandati.
Assicurati che le tue informazioni, come indirizzo, nome dell'azienda, nome della persona e ortografia, siano tutte corrette.
Controlla la tua ortografia e la tua grammatica. Correzione di bozze e modificare la tua lettera attentamente per errori.

Strumento di comunicazione aziendale efficace

Esistono molti tipi di lettere commerciali. Potresti trovare utile rivedere alcune lettere di esempio specifiche, comelettere di vendita di esempio,lettere di scuse commerciali, olettere di raccomandazione. Seguendo il formato appropriato e considerando attentamente ciò che dici prima di scrivere, puoi creare un lucido,lettera commerciale professionaleche presenta la tua azienda in una luce positiva.