Come scrivere rapporti aziendali

Man mano che la tua attività cresce, è inevitabile scrivere rapporti aziendali formali. Questi rapporti sono più che numeri e fatti. Sono il volto della tua azienda e devono essere professionali e ben scritti per lasciare la migliore impressione. Indipendentemente dal contenuto o dal pubblico, esiste un metodo di base che puoi seguire per creare il tuo report.

7 passaggi per scrivere un rapporto aziendale

I rapporti di successo richiedono una pianificazione in modo da poter trasmettere le informazioni in modo chiaro. Se la tua azienda ha in archivio rapporti aziendali precedenti che considera di successo, esaminali per avere un'idea di cosa potrebbero cercare. Indipendentemente dal fatto che siano disponibili o meno esempi di report precedenti, seguire questi passaggi durante la creazione di un report aziendale.

• Forniture per ufficio aziendale di base
• Ruolo dell'assistente amministrativo
• Layout del promemoria

1. Determinare lo scopo del rapporto

Esistono molti tipi di report aziendali. Il primo passo è determinare il motivo per cui stai scrivendo il rapporto. Questa relazione è per il consiglio di amministrazione della società? è un?relazione finanziaria annualeper gli azionisti? Stai scrivendo un?relazione per valutare un dipendente? è un?verbale di incidentelegato ad un infortunio sul lavoro? Comprendere il motivo della segnalazione aiuta a selezionare le informazioni necessarie per il pubblico di destinazione.

2. Identificare e adattarsi al pubblico

Il tuo stile di scrittura dovrebbe rispettare il tuo pubblico. Il livello di istruzione della scrittura dovrebbe corrispondere a coloro che leggeranno il rapporto. I dipendenti potrebbero non aver bisogno di tutti i dati di cui potrebbero aver bisogno i dirigenti dell'azienda. Un'organizzazione esterna potrebbe non aver bisogno di accedere a nessuna delle informazioni considerate classificate dalla tua azienda. Il rapporto può essere indirizzato a più udienze contemporaneamente; potrebbe essere necessario incorporare le preoccupazioni di ciascun gruppo in una o forse scrivere più di una versione per concentrarsi su ciascun pubblico.

3. Raccogliere e organizzare la ricerca

Raccogli tutti i dati che verranno trattati nel rapporto. Questo può includere diverse cose:

• Rapporti sulle vendite
• proiezioni
• Rapporti di partecipazione
• Spese
• Bilancio d'esercizio
• Statistiche di produzione

Potrebbe essere necessario raccogliere dati aggiuntivi, come interviste,analisi del cliente, o informazioni sulla concorrenza per una visione più completa. Un altro punto da ricordare è che dovrai spiegare i metodi e le procedure che hai utilizzato per raccogliere i tuoi dati. Ciò aggiunge credibilità ai risultati e consente ai lettori di riporre fiducia nelle tue informazioni.

4. Fai l'analisi

A questo punto, devi prendere i dati che hai e dare un senso a tutto. Hai già determinato le tue ragioni per scrivere questo rapporto - ora dovresti prendere i dati e provare ad affrontarli. Interpretare i dati, capire cosa significano questi dati e come potrebbero essere utili per i lettori. A quali domande rispondono i dati?

• Ilanalisiè una parte fondamentale della relazione aziendale; dovresti essere in grado di offrire conclusioni e raccomandazioni utilizzando questa analisi. Ad esempio, nel caso dell'espansione, vorrai valutare i costi dell'espansione e le entrate previste. Esamineresti anche le ragioni dell'espansione come l'aumento della domanda e gli obiettivi a lungo termine per l'azienda, nonché i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce rilevanti attraverso unAnalisi SWOT.
• Per una lettura più semplice, potresti anche dover creare grafici, tabelle o grafici per i tuoi dati e le tue analisi. Questo dà ai lettori i numeri oi punti elenco in forma semplice; può anche essere d'aiuto se devi fare una presentazione di diapositive con il tuo rapporto.

5. Formatta il rapporto

Dopo aver effettuato la ricerca e analizzato i dati, il passaggio successivo consiste nel formattare il report. La maggior parte dei rapporti aziendali contiene sezioni specifiche; puoi sviluppare un contorno che include i dati di ciascuna di queste parti.

Sintesi - Questa è una sintesi dei punti chiave della relazione, comprese le raccomandazioni. introduzione - Questo spiega in dettaglio il motivo per cui si sta scrivendo il rapporto. Risultati/Dati - Questo contiene la ricerca, l'analisi e tutti i grafici e le tabelle. Conclusioni - Questa sezione contiene il riepilogo della sezione dei risultati. Raccomandazione s - Quali sono i suggerimenti basati sui risultati e sulle conclusioni del rapporto?

Quando crei la struttura, dovresti creare un elenco di argomenti e sottoargomenti importanti, quindi organizzare i tuoi argomenti in un ordine logico. La maggior parte dei rapporti funziona meglio con un'organizzazione per argomento-sottoargomento, ma utilizza un altro formato se si adatta meglio ai tuoi dati.

6. Scrivilo

Usando il tuo schema come struttura, puoi quindi scrivere una bozza del rapporto utilizzando le informazioni che hai ricercato o analizzato. L'obiettivo è mettere per iscritto i tuoi pensieri e i punti chiave: questa versione non ha bisogno di essere grammaticalmente perfetta o formattata correttamente. Puoi modificare il foglio in un secondo momento.

7. Rivedere i punti principali nel sommario esecutivo

Il sommario esecutivo può essere scritto per ultimo come versione abbreviata del rapporto complessivo; molte persone aspettano che il documento sia finito prima di scrivere questa panoramica. Questo riepilogo dovrebbe includere:

Una breve dichiarazione sullo scopo del rapporto : Un esempio di inizio potrebbe essere: 'La nostra azienda cerca di espandere le operazioni in nuovi territori. Questo rapporto esamina le nostre attuali capacità e ciò che sarebbe necessario per spostarci in ulteriori aree.' Informazioni di base importanti : Un esempio di informazioni di base potrebbe essere: 'La società XYZ vende attualmente prodotti e servizi in un'area di tre stati e impiega 300 persone. Ogni ulteriore stato aggiunto richiederebbe 500.000 dollari di capitale e 75 lavoratori in più.' Risultati o dati chiave : Utilizzando le informazioni che hai incluso nel tuo rapporto, dovresti evidenziare le analisi chiave che vuoi che il lettore conosca. Ad esempio: 'Per espandersi in altri 2 stati, l'azienda XYZ dovrebbe assumere altri 150 lavoratori e costruire 2 nuove fabbriche. Ogni fabbrica dovrebbe generare entrate per $ 750.000 il primo anno dopo il completamento.' Conclusioni chiave : In questa sezione dovresti riassumere cosa dicono i risultati. Ad esempio, sarebbe importante dire: 'Mettere a posto gli elementi necessari richiederebbe 1 milione di dollari di spese in conto capitale e 3 mesi per completare la costruzione. I ricavi previsti da questa espansione sono di $ 1,5 milioni.' Le raccomandazioni più importanti : Includi le raccomandazioni. Cosa dovrebbe fare l'azienda con le informazioni che hai presentato nel rapporto? Un esempio è 'La società XYZ dovrebbe pianificare di espandersi in 2 stati e stanziare $ 1 milione per la costruzione prevista'.

Il sommario esecutivo dovrebbe contenere informazioni sufficienti su dove un dirigente impegnato potrebbe leggere quella parte del rapporto e avere una buona idea del documento stesso. In alcuni casi, il sommario esecutivo può essere tutto ciò che viene letto. Idealmente, il sommario esecutivo dovrebbe essere lungo una pagina o meno. Rivedi questoesempio sommario esecutivoper guida.

Problemi comuni relativi ai rapporti aziendali da evitare

Ci sono alcuni problemi generali da evitare quando si scrive un rapporto aziendale.

Attento al linguaggio: Mantieni il linguaggio formale per mantenere la correttezza. Verbosità: Sii conciso. Non usare dieci parole se ne bastano due. Troppo gergo: Non usarlo se puoi evitarlo. Se devi usare il gergo, definisci il termine la prima volta che lo usi.

Assicurati che il tuo report sia fluido e che i dati, le conclusioni e i consigli si integrino l'uno nell'altro. Il lettore dovrebbe essere in grado di seguire il ragionamento che mostra come sei arrivato ai punti finali.

Completare un rapporto efficace

Dopo aver terminato la prima bozza, è tempo di rivedere. Tutti i rapporti aziendali trarranno beneficio dalla correzione di bozze. Correzione di bozze il rapporto ti aiuta a scrivere un rapporto efficace che raggiunga gli obiettivi della tua organizzazione. Prenditi il ​​tuo tempo e tieni d'occhio i dettagli e puoi scrivere rapporti aziendali efficienti e professionali.