Campioni gratuiti di politiche e procedure

Quando si sviluppano politiche e procedure per la propria azienda, può essere molto utile esaminare prima gli esempi di questi tipi di documenti. Ovviamente, la tua versione finale deve riflettere le pratiche effettive della tua azienda, ma può essere utile iniziare con un documento preesistente per l'ispirazione piuttosto che iniziare da uno schermo vuoto. Prima di implementare una nuova politica, falla esaminare dal consulente legale della tua azienda per verificarne la conformità alle leggi federali, statali e locali applicabili. I campioni forniti qui sono solo a scopo informativo e non costituiscono consulenza legale.

Esempio di politica di partecipazione

La politica di presenza di un'azienda dovrebbe definire i termini chiave, specificare le procedure per segnalare le assenze e dettagliare le conseguenze applicabili.

• Approcci allo sviluppo dei dipendenti
• Demotivatori sul posto di lavoro
• Cultura aziendale giapponese

Esempio di politica di partecipazione

Esempi di procedure per le buste paga

Lo scopo di questo tipo di politica è definire il periodo di paga dell'azienda, specificare le date di paga e fornire dettagli sulle tasse sui salari e su come i dipendenti sono tenuti a dichiarare il loro tempo. È inoltre consigliabile includere il modo in cui vengono gestiti i pignoramenti e informare i dipendenti dell'obbligo di mantenere aggiornato il proprio indirizzo ai fini fiscali.

Procedure paghe

Esempio di politica di utilizzo della carta di credito

Se emetti carte di credito aziendali ai dipendenti, è imperativo far firmare loro una politica che delinea le linee guida per l'utilizzo.

Politica sull'uso della carta di credito

Politica del codice di abbigliamento

È una buona idea fornire una politica scritta che specifichi le aspettative per l'abbigliamento da lavoro. La politica di esempio fornita qui delinea un approccio business casual, sebbene possa essere adattata per soddisfare le esigenze di qualsiasi luogo di lavoro.

Codice di abbigliamento casual business

Politiche di ferie

Sia che la tua azienda offra permessi retribuiti (PTO) o una combinazione di assenze per malattia e ferie, è importante delineare chiaramente le procedure per l'utilizzo. Inoltre, se la tua azienda è un datore di lavoro coperto dal Family Medical Leave Act (FMLA), devi anche avere (e seguire) una politica FMLA scritta.

• Tempo libero pagato : Questa politica di esempio fornisce una chiara descrizione di come viene guadagnato e maturato il tempo libero, la quantità massima di tempo libero che può essere maturato, come viene pagato quando qualcuno lascia l'azienda e come programmare il tempo libero.
• congedo per malattia : Questa politica spiega chiaramente come i dipendenti guadagnano il congedo per malattia e le condizioni in cui può essere preso. Fornisce inoltre dettagli su come i dipendenti che devono prendere un congedo per malattia devono informare il datore di lavoro e quali tipi di documentazione devono essere forniti.
• Vacanza : Questo documento è un esempio di politica aziendale specifica per il tempo di ferie. Fornisce dettagli sull'idoneità e sulla maturazione, nonché le procedure per richiedere l'approvazione per utilizzare le ferie maturate ai sensi della politica.
• FMLA : Questa politica FMLA include informazioni relative all'idoneità FMLA, eventi di qualificazione, certificazione e altro. Le tue procedure di certificazione dovrebbero richiedere l'uso di un ufficialeModuli FMLAdisponibile tramite il Dipartimento del Lavoro (DOL).

Politiche di sicurezza sul lavoro

La sicurezza è importante in tutti gli ambienti di lavoro, sebbene i requisiti della politica varino notevolmente in base alla natura e al livello di rischio associato al tipo di lavoro svolto.

• Sicurezza della costruzione : Questo esempio è stato scritto per rispondere alle esigenze di sicurezza specifiche dei cantieri edili.
• Sicurezza sanitaria : Esaminare le politiche di sicurezza effettive utilizzate da Johns Hopkins Medicine per avere un'idea di ciò che deve essere incluso nella documentazione di un'organizzazione sanitaria.
• Sicurezza in ufficio : Sebbene gli ambienti di ufficio non siano i requisiti di lavoro più pericolosi, esistono comunque dei rischi. Questo esempio affronta i problemi di sicurezza comuni per questo tipo di luogo di lavoro.
• salute e sicurezza : Gli esempi forniti dalla Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) coprono un'ampia gamma di ambienti di lavoro.
• Sicurezza e utilizzo della flotta di veicoli : Fornita da una compagnia di assicurazioni, questa ampia polizza disciplina l'uso dei veicoli di proprietà dell'azienda.

Politiche su droghe e alcol

È importante disporre di una politica che spieghi la posizione della vostra azienda sull'abuso di sostanze e delinei le procedure per i test su droghe e alcol. Il fornitore di assicurazione contro gli indennizzi dei tuoi lavoratori probabilmente ha una polizza standard per droghe e alcol che consiglia o richiede. In caso contrario, potresti trovare appropriato uno di questi.

• Abuso di sostanze : questa politica descrive in dettaglio le procedure per il pre-assunzione, i test casuali per droghe e alcol basati sulla causa, insieme a divieti, procedure e conseguenze per le violazioni delle norme.
• Posto di lavoro libero dalla droga : questo esempio va un po' oltre, includendo problemi come il comportamento fuori servizio che può avere un impatto sulla reputazione dell'azienda e l'uso di farmaci su prescrizione non prescritti all'individuo.

Nota: questa è un'area che sta cambiando rapidamente per quanto riguarda i requisiti normativi. Dovresti essere consapevole del Regola OSHA approvata nel 2016 che limita i diritti dei datori di lavoro di richiedere test antidroga su tutta la linea post-incidente. È anche importante essere consapevoli del fatto che ci sono stati in cui i datori di lavoro non possono applicare politiche sui farmaci per i dipendenti che hanno condizioni mediche.

Politiche e procedure del personale

È importante che qualsiasi azienda disponga di politiche e procedure specifiche che regolino il processo di selezione dei dipendenti. Ciò aiuta a garantire che i candidati siano trattati in modo equo e che l'azienda si lamenti con i requisiti per le pari opportunità di lavoro (EEO).

• Procedure di pre-assunzione : questo documento illustra tutti gli aspetti del processo di preassunzione, come il modo in cui vengono accettate le domande; quali informazioni devono fornire i potenziali dipendenti; come vengono condotti i colloqui, i controlli dei precedenti, i test antidroga e altri controlli pre-assunzione; e come vengono presentate le offerte di lavoro.
• Reclutamento e selezione : Qui troverai le procedure su cosa fare una volta identificata la necessità di assumere più dipendenti, come pubblicare i lavori (interni/esterni), rivedere i curricula o le candidature, i colloqui, la selezione dei candidati e l'offerta di posizioni.
• Politica di reclutamento esterno : La procedura per l'assunzione di candidati esterni non è la stessa della gestione delle promozioni interne. Questa politica di esempio illustra un approccio alla gestione di questo approccio all'assunzione in modo strutturato.
• Linee guida per l'intervista : Questa panoramica per i responsabili delle assunzioni da utilizzare durante lo svolgimento dei colloqui copre tutti gli aspetti del processo di colloquio, dal restringimento dei candidati in base alle mansioni e alle priorità lavorative fino alla pianificazione e allo svolgimento dei colloqui.

Nuove politiche e procedure di assunzione

È consigliabile disporre di un processo strutturato per le varie fasi del processo di nuova assunzione.

• Nuova assunzione : questa politica di esempio spiega passo dopo passo ciò che le risorse umane e i manager dovrebbero fare in preparazione per l'assunzione di un nuovo assunto, nonché i passi da compiere durante il periodo iniziale di impiego.
• Orientamento dei dipendenti : questa panoramica generale descrive i tempi e le responsabilità per l'orientamento dei dipendenti. Prendi in considerazione l'idea di adattare questo esempio di orientamento dei dipendenti e la lista di controllo delle nuove assunzioni come procedure specifiche.
• Nuove procedure di tutoraggio dei dipendenti : Se la tua azienda ha un programma formale di tutoraggio per i nuovi membri del team, può essere utile mettere insieme un documento formale sulle procedure che delinei aspettative e linee guida. Rivedere questo esempio di community college per iniziare.

Politiche sulle attrezzature tecnologiche

Una politica ben scritta descrive le regole specifiche da seguire e chi deve seguirle. Nella maggior parte dei casi, tutti i dipendenti devono seguire politiche e procedure scritte. Alcune politiche si applicano solo ai dipendenti direttivi o dipendenti.

• Utilizzo del computer : Fornita dall'Association of Corporate Counsel, questa politica sull'utilizzo del computer può essere utile se stai cercando una politica abbastanza semplice che delinei le regole di base.
• Internet, posta elettronica e uso del computer : Se desideri esaminare una politica tecnologica più complessa, questo documento della Texas Workforce Commission è un buon esempio.
• Social media : Nel moderno mondo degli affari è necessaria una politica sui social media. Qualunque politica tu adotti deve essere conforme a Linee guida del National Labor Relations Board (NLRB) .
• Telefono cellulare : questa politica di esempio per telefoni cellulari/smartphone offre indicazioni sull'uso dei telefoni cellulari personali sul posto di lavoro e per i dispositivi mobili di proprietà dell'azienda.
• Telecomunicazioni : alcune aziende stabiliscono una politica sulle telecomunicazioni separata da altre politiche basate sulla tecnologia. Se questo è qualcosa a cui la tua organizzazione è interessata, considera la possibilità di rivedere questa politica utilizzata da un'università in California.

Principali vantaggi delle politiche scritte

L'attuazione di politiche scritte ha diversi vantaggi per i datori di lavoro. Uno dei principali vantaggi è che si evita l'incoerenza. Una politica scritta fornisce a manager e supervisori indicazioni chiare sulla gestione di situazioni lavorative specifiche. Se un dipendente è cronicamente in ritardo, la politica ne precisa le conseguenze.

Naturalmente, avere politiche e procedure scritte è solo l'inizio: i supervisori devono effettivamente seguirle e applicarle in modo coerente. Quando i manager seguono la politica scritta, puoi evitare che un manager licenzi un dipendente in ritardo e un altro manager avverta solo il dipendente in ritardo, il che potrebbe creare un ambiente ingiusto o discriminatorio.

La messa per iscritto delle politiche consente ai dipendenti di sapere esattamente cosa devono fare per mantenere una buona reputazione. Uno dei modi migliori per utilizzare un manuale delle politiche è far firmare ai nuovi dipendenti una dichiarazione che conferma di aver letto e accettare di rispettare le politiche nel manuale. Se qualcuno infrange una delle politiche, hai la prova che il dipendente incriminato conosceva le regole in anticipo e dovrebbe essere ritenuto responsabile delle sue azioni.

L'importanza della revisione legale

Non utilizzare mai politiche e procedure di esempio che trovi online così come sono, poiché qualsiasi politica che adotti deve riflettere le pratiche effettive nella tua azienda. Devono inoltre essere conformi a tutte le leggi e i regolamenti applicabili e possono esserci differenze significative nei requisiti di conformità statali e locali. Dovresti sempre consultare un avvocato autorizzato con esperienza specifica in diritto del lavoro prima di finalizzare politiche e procedure, siano essi documenti individuali o combinati per formare un manuale del dipendente o un manuale di procedure.