Che cos'è un modulo fiscale W-9?

L'Agenzia delle Entrate (IRS) Modulo W-9 è intitolato 'Richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione'. Questo documento dell'IRS è progettato per raccogliere informazioni fiscali di base da determinati contribuenti, che possono essere individui o aziende.

Scopo del modulo W-9

Innanzitutto, un W-9 fornisce a un'azienda le informazioni di base sui contribuenti con cui fa affari. Consente loro di segnalare l'importo pagato al contribuente per i servizi resi all'IRS. I cittadini degli Stati Uniti e gli individui stranieri residenti, le società, i trust e altri tipi di entità commerciali che non hanno ritenute fiscali sui loro guadagni devono completare un W-9, mentre gli stranieri non residenti o gli individui stranieri completerebbero Modulo W-8 anziché.

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Se un contribuente non compila e restituisce il W-9 o fornisce un numero di identificazione fiscale (TIN) errato o incompleto, tutti i fondi pagati al contribuente possono essere soggetti a ritenuta d'acconto. In questa situazione, la società tratterrebbe il 28% del reddito dovuto al contribuente e invierebbe la quota trattenuta all'IRS. Questo è il modo in cui l'agenzia federale garantisce il pagamento delle imposte appropriate, anche se il contribuente non è correttamente identificato.

Quando sono necessari i W-9?

Un'azienda deve ottenere un W-9 da qualsiasi individuo o azienda per cui dovrà presentare una dichiarazione di informazioni all'IRS. Ad esempio, un'azienda che assume un appaltatore indipendente per progettare il nuovo sito Web dell'azienda dovrà probabilmente presentare un modulo 1099-MISC all'IRS per segnalare quanto ha pagato il web designer.

Per presentare un 1099-MISC completo, l'azienda ha bisogno delle informazioni di identificazione del contraente: nome, TIN, indirizzo e così via. L'azienda dovrà raccogliere un modulo W-9 dal contraente per ottenere tali informazioni. Allo stesso modo, le aziende spesso richiedono moduli W-9 dai fornitori aziendali in modo che abbiano le informazioni necessarie per segnalare le spese aziendali come richiesto dall'IRS.

W-9 Conservazione dei record

Come con la maggior parte documenti fiscali , le aziende dovrebbero conservare copie di tutti i moduli W-9 per almeno tre anni dopo la presentazione dell'ultima dichiarazione dei redditi pertinente (o la data di scadenza della dichiarazione, se successiva). Nell'esempio sopra, se l'azienda ha stipulato un contratto con il web designer nel 2017 e ha completato il suo lavoro prima della fine dell'anno, l'azienda dovrebbe conservare il suo modulo W-9 almeno fino al 16 aprile 2021 (supponendo che l'azienda abbia presentato il suo modulo W-9 del 2017 dichiarazione dei redditi del 15 aprile 2018).

Come compilare un modulo W-9

L'attuale W-9 è piuttosto breve e relativamente semplice. Consiste di tre parti principali: informazioni personali, TIN e certificazione.

Sezione di informazioni personali per gli individui

Alla riga 1 i singoli contribuenti devono fornire il proprio nominativo così come appare nella dichiarazione dei redditi. Anche se tecnicamente sono un'entità commerciale, i proprietari individuali devono inserire il proprio nome legale in questa sezione.

I proprietari individuali ripetono il loro nome nella seconda riga, che richiede la 'Nome dell'azienda o nome dell'entità ignorata'. Qui, mettono il loro nome completo e le lettere DBA, che sta per 'fare affari come', seguito dal nome fittizio dell'attività, se presente. Ad esempio, se John Smith fosse l'unico proprietario di Speedy Plumbing, compilerebbe la prima riga come John Smith e la seconda riga come John Smith DBA Speedy Plumbing.

Successivamente, il contribuente seleziona la casella 'Individuo/Proprietario unico', situata sotto le righe del nome. Il contribuente deve inoltre fornire il proprio indirizzo postale alle righe 5 e 6. Le informazioni del cliente possono essere incluse sul lato destro del modulo in quest'area, ma non sono richieste.

Sezione di informazioni personali per le aziende

Le aziende o altre entità devono inserire la loro ragione sociale (esattamente come appare sulla loro dichiarazione dei redditi) nella riga 1. Se l'azienda ha anche un nome commerciale o DBA, va nella riga 2.

Successivamente, il contribuente seleziona la casella che indica come l'entità aziendale è classificata in termini di struttura giuridica. Dovrai specificare se l'entità è una società C, una società S, una partnership, una società a responsabilità limitata (LLC), ecc.

Se l'azienda è una LLC unipersonale, seleziona la casella 'Individuo/Proprietario unico' anziché la casella 'LLC'. Le LLC che hanno scelto una forma alternativa di tassazione (ad esempio una LLC che ha scelto di essere tassata come S Corporation) inseriranno il codice di classificazione fiscale nello spazio accanto alla casella di controllo LLC, come indicato dal modulo.

L'indirizzo postale principale dell'ente deve essere fornito nelle righe 5 e 6. L'indirizzo del cliente può anche essere aggiunto nello spazio a destra della sezione dell'indirizzo postale, ma non è obbligatorio.

Esenzioni

La maggior parte dei contribuenti lascerà vuoti gli spazi della riga 4. Il primo spazio della riga 4 indica che il contribuente è esente dalla ritenuta d'acconto. Gli individui e gli unici proprietari non saranno quasi mai esenti dalla trattenuta di riserva, ma in determinate situazioni le società sono esenti. I codici e le circostanze del beneficiario sono elencati nella terza pagina del W-9. se sei idoneo per una di queste condizioni, inseriresti il ​​numero di codice appropriato nel primo spazio della riga 4.

La sezione FATCA della riga 4 si applica solo se stai presentando il W-9 a un istituto finanziario straniero e sei esente da Legge sulla conformità fiscale dei conti esteri (FATCA). In tale situazione, rivedere l'elenco dei codici e dei motivi sulla terza pagina del modulo W-9 per vedere se si è idonei e inserire la lettera del codice appropriata nello spazio FATCA nella riga 4. In caso di dubbio, chiedere all'istituto finanziario richiedente il modulo per compilare o meno questo spazio.

Informazioni sul numero di conto

L'ultima riga nella sezione delle informazioni personali si riferisce ai 'numeri di conto'. Qui, il contribuente elenca tutti i conti che ha con l'IRS per rimborsare le tasse o i pagamenti anticipati per obblighi fiscali anticipati. Queste informazioni sono facoltative e di solito devono essere lasciate vuote.

Numero di identificazione del contribuente (TIN)

La sezione TIN deve essere compilata indipendentemente dal fatto che il contribuente sia una persona fisica, un unico proprietario o un'entità commerciale.

• Gli individui appongono il proprio numero di previdenza sociale sul lato destro del modulo, negli appositi spazi.
• I proprietari individuali e le LLC unipersonali possono utilizzare il loro numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), sebbene l'IRS preferisca i numeri di previdenza sociale.
• Anche se un individuo specifico è responsabile dell'entità, altri tipi di entità commerciali inseriscono il proprio EIN negli spazi forniti.

Sezione Certificazione

In questa sezione il contribuente firma il modulo e attesta che le informazioni in esso contenute sono veritiere. Il mancato conferimento o il deposito intenzionale di informazioni false comporta sanzioni per il contribuente.

Conformità W-9

Che tu sia un appaltatore indipendente o un'azienda che fornisce servizi a un cliente o se sei un'azienda che assume individui o entità commerciali per fornire servizi, i moduli W-9 sono fondamentali per la conformità fiscale. Cerca una consulenza professionale da un professionista fiscale qualificato se hai circostanze speciali o non sei sicuro di dover compilare o richiedere questo modulo.