Suggerimenti per la pianificazione del ballo di fine anno

Organizzare un ballo di fine anno richiede molta accortezza e duro lavoro, ma ne vale sicuramente la pena per realizzare quella notte magica. Se il tuo comitato per il ballo si sta chiedendo da dove cominciare, abbiamo molti consigli per te.

Regola uno: rispetta il tuo budget

Sapere quanto devi spendere e fare qualche ricerca per scoprire quanto costeranno gli elementi più importanti del tuo ballo di fine anno. Quindi puoi iniziare a dividere i fondi per cose come l'affitto della sala, la musica e i rinfreschi.

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Se sei fortunato, la tua scuola conserva un file pieno di informazioni e contratti commerciali dei piani precedenti. Puoi utilizzare queste informazioni come progetto per il tuo ballo di fine anno e modificare i dettagli secondo necessità.

Cose da considerare quando si pianifica un ballo di fine anno

Luogo e data

Dopo la revisione del budget, la prima cosa che dovrai decidere è dove si terrà il ballo di fine anno. Molte scuole usano la propria palestra. Tra i lati positivi, è un vero risparmio di denaro. Sul lato negativo, è una palestra. Non è probabile che sia attraente, non importa quanti soldi spendi per le decorazioni. Puoi far funzionare lo spazio se necessario, ma se il tuo budget è abbastanza grande, potresti prendere in considerazione l'affitto di una sala. Se decidi su una sala, dovrai vedere quali date hanno aperto e pianificare il data per il tuo ballo di fine anno di conseguenza. Le tue scelte potrebbero essere limitate perché molte sale saranno prenotate con matrimoni e così via. Per quanto riguarda il costo, la tua sala della legione locale o la postazione VFW sarà meno costosa da affittare rispetto a una sala in uno degli hotel più raffinati.

Biglietti

I biglietti dovrebbero essere il tuo prossimo oggetto da affrontare. Se la tua scuola superiore ha una tipografia, stampare i biglietti dovrebbe essere facile e abbastanza economico. Se devi rivolgerti a una tipografia esterna, pagherai un po' di più. Devi venire equipaggiato con tutte le informazioni pertinenti di cui hai bisogno incluse sui tuoi biglietti, come la data, l'ora e il luogo. Una stampante professionale lavorerà con te per ottenere la formulazione giusta e assicurarsi di aver incluso l'essenziale, quindi non aver paura di chiedere aiuto. Se ricevi un biglietto campione per l'approvazione, assicurati che non ci siano errori su di esso, perché una volta stampato il lotto sei bloccato con loro. Mantieni i prezzi dei biglietti accessibili, ma abbastanza alti da aiutare a pagare alcune delle spese.

Tema

La scelta di un tema sarà fondamentale per il resto della tua pianificazione perché vorrai coordinare le tue decorazioni, gli spuntini e parte della musica per adattarli al tema. I luoghi in cui trovare ispirazione per il tuo tema includono:

• Canzoni popolari
• Film
• Luoghi esotici
• Siti web per l'organizzazione di feste

decorazioni

Le tue scelte per le decorazioni dipenderanno molto dalla posizione del tuo ballo di fine anno. Una bella sala probabilmente richiederà meno decorazioni e alcuni luoghi forniscono molte delle decorazioni con il noleggio. Questo include in genere biancheria da tavola e centrotavola.

Le sale della legione saranno un po' più spartane e richiederanno uno sforzo maggiore da parte del comitato delle decorazioni. Stelle filanti, palloncini e persino caramelle sparse sui tavoli possono rendere l'atmosfera più festosa.

Qualunque sia il tipo di decorazioni che vorresti avere, dovrai considerare le norme del codice antincendio dell'edificio. La maggior parte delle sale non ti consente di montare nulla sui muri e nel contratto che firmerai elencherà le cose da fare e da non fare. In caso di dubbio, chiedi esattamente cosa è consentito.

Musica

Certo, non puoi avere un ballo di fine anno senza musica. Le tue opzioni principali sono una band dal vivo o un DJ. Se scegli una band dal vivo, probabilmente pagherai di più, ma è divertente averne una. Potresti anche avere alcune band decenti tra i tuoi compagni di classe, quindi esplora questa opzione e dai loro un ascolto. Potresti ottenere un buon intrattenimento a un prezzo ragionevole. Se decidi di rivolgerti a professionisti, puoi individuare le bande nell'elenco telefonico locale. Assicurati che qualsiasi band che scegli sia in grado di suonare il tipo di musica che richiedi.

In questi giorni, molte scuole decidono di andare con un DJ quando pianificano un ballo di fine anno. Di solito sono meno costosi di una band dal vivo e puoi essere certo di ascoltare le canzoni che desideri perché puoi compilare una playlist per il DJ. Il costo del tuo DJ dipenderà da una serie di fattori tra cui:

• Le dimensioni della tua sala
• Il numero di persone che prevedi di partecipare
• Quante ore vuoi che suoni il DJ
• Sia che tu voglia che il DJ assuma ulteriori M.C. doveri come annunciare il re e la regina del ballo, la corte del ballo, ecc.

Pianifica di prenotare la tua musica sei mesi prima della data del ballo di fine anno, o potresti finire per ascoltare uno stereo.

Cibo

Tradizionalmente, la maggior parte delle coppie esce a cena prima di arrivare al ballo di fine anno, quindi il cibo di solito non è un grosso problema. Dovrai pianificare bevande e alcuni tipi di snack finger food. Se stai affittando una sala, potresti essere obbligato o meno a utilizzare il loro servizio di catering, quindi assicurati di questo prima di firmare un contratto. Le bevande potrebbero includere:

• Punch
• acqua
• Caffè

Gli spuntini potrebbero includere:

• Patatine fritte
• Popcorn
• Verdure e salsa
• Cookie, ecc.

Fotografo

Cos'è un ballo di fine anno senza foto per ricordarlo? Il tuo comitato per l'annuario probabilmente vorrà scattare foto spontanee da includere nell'annuario, ma avrai bisogno di un fotografo professionista per i ritratti della coppia. Assicurati di designare un angolo della tua sala per l'allestimento del fotografo.

Sicurezza

Purtroppo, la sicurezza non è un'opzione in questi giorni, quindi dovrai pianificare di fornirla e calcolare questo costo nel tuo budget. Va bene chiedere ai genitori di accompagnare l'evento, ma dovrai anche assumere alcune guardie di sicurezza private o agenti di polizia fuori servizio per mantenere l'evento sicuro per tutti. Potresti anche scoprire che ci sono agenti di polizia tra i genitori della scuola che potrebbero essere disposti a offrire volontariamente i loro servizi per la sera.